Motywacja, czyli mobilizuj siebie i swoich pracowników!

W jednym z poprzednich wpisów poruszaliśmy już temat motywacji, który dzisiaj poszerzymy. Motywacja jest jednym z wielu czynników, odgrywających rolę m.in. przy wdrażaniu ISO 9001. Kierownictwo spodziewa się, że ludzie zaczną pracować wydajniej i lepiej. Rzeczywiście, po uporządkowaniu niejasnych procesów, zmianach w systemie zarządzania, przeszkoleniu pracowników, itd., cała organizacja ogromnie zyskuje. Dzieje się tak m.in. dlatego, że wdrożenie norm wyraźnie zwiększa motywację wśród pracowników. Przyjrzyjmy się, co dokładnie wpływa na korzystny rozwój motywacji w miejscu pracy.

Michał Kacprzak

1. Pojęcie i cele motywacji

Motywacja z psychologicznego punktu widzenia stanowi „proces regulacji psychicznej nadający energię zachowaniu i ukierunkowujący je na osiągnięcie jakiegoś celu; także względnie trwała tendencja (dążenie) do podejmowania czynności ukierunkowanych na określony cel.”[1]

We współczesnych przedsiębiorstwach motywacja stanowi bardzo ważny element procesu zarządzania zasobami ludzkimi. Motywowanie to zbiór różnych działań i czynników, mających spowodować by ludzie przyjęli pewne, wyznaczone postawy i zachowywali się w określony sposób. Umiejętne wywieranie wpływu na pracowników poprzez zastosowanie odpowiednich mechanizmów motywowania może prowadzić do osiągnięcia sukcesu w zakresie zarządzania personelem, a co za tym idzie sukcesu całej organizacji.[2]

Do podstawowych celów motywowania pracowników w przedsiębiorstwach zaliczyć można:

• Pobudzanie do wspierania misji, strategii, pozycji rynkowej, a także kultury i stylu firmy;
• Zachęcanie do wypełniania powierzonych zadań w stopniu wymaganym;
• Mobilizowanie do wypełniania liczby i jakości zadań w stopniu ponadnormatywnym;
• Aktywizowanie do rozwoju zawodowego, poszerzania wiedzy, awansów;
• Utrzymanie wykwalifikowanych specjalistów, menadżerów, pracowników.[3]

Skuteczne motywowanie pracowników zależy od zastosowania odpowiednich motywatorów, czyli czynników motywacyjnych. Zespół tych czynników w firmie składa się na system motywacyjny.

Motywacja to zagadnienie analizowane głównie w środowisku psychologicznym. Znajomość jej mechanizmów oraz umiejętność prawidłowego ich wykorzystania stały się również przedmiotem zainteresowania praktyki i teorii zarządzania zasobami ludzkimi. Motywacja do pracy to termin opisujący zewnętrzne oraz wewnętrzne uwarunkowania zachowań ludzkich podczas procesu pracy. Może ona być pojmowana w ujęciu atrybutowym oraz czynnościowym. Pierwsze ujęcie określa motywację, jako wewnętrzną siłę człowieka normującą jego zachowania w środowisku pracy. Człowiek sam podejmuje decyzje o podjęciu pracy, zaangażowaniu się w nią lub rezygnacji, kieruje nim tzw. motywacja wewnętrzna. Ujęcie czynnościowe określa tzw. motywację zewnętrzną, czyli celowe i świadome oddziaływanie na personel w pracy przez np. kadrę kierowniczą. Obie motywacje: zewnętrzna i wewnętrzna wzajemnie na siebie oddziałują i wywierają wpływ na zachowanie ludzi. Proces motywacji do pracy może być przedstawiony w następujących etapach:

• Uświadomienie niezaspokojonych potrzeb,
• Rozpoznanie wymagań i szans na ich zaspokojenie,
• Podjęcie działań skierowanych na osiągnięcie zamierzonych celów,
• Osiągnięcie określonego poziomu wykonanych, następnie ocenianych zadań,
• Otrzymanie nagrody lub kary zaspokajających (lub nie) potrzeby,
• Ocena stopnia satysfakcji z zaspokojonych potrzeb prowadząca do ich modyfikacji lub uświadomienia nowych potrzeb [4]

Motywacja. Podstawowy proces

2. System motywacyjny do pracy

System motywacyjny w danej organizacji stanowi zespół oddziaływań na personel. Sprawny system powinien mobilizować pracowników do efektywniejszej pracy, przy jednoczesnym zaspokojeniu ich oczekiwań i potrzeb.[5]

Systemy motywacyjne we współczesnych firmach, funkcjonujących w dynamicznym otoczeniu muszą przestrzegać dwóch zasad: indywidualizacji oraz kompleksowości. Indywidualizacja opiera się na znajomości potrzeb i oczekiwań poszczególnego pracownika, a także jego cech osobowych. Kompleksowość natomiast oznacza konieczność tworzenia w przedsiębiorstwach układu spójnych logicznie i wzajemnie uzupełniających się środków motywacji oraz ich zespołów. Dzięki tym dwóm zasadom możliwe jest oddziaływanie na jednego zatrudnionego człowieka za pomocą kilku motywatorów, które są dostosowane do jego indywidualnych celów, dążeń i aspiracji.[6]  W celu uniknięcia spadku skuteczności systemu niezbędne jest także jego ciągłe monitorowanie i dostosowywanie do zmieniających się trendów, celów i warunków pracy. [7]

Głównym elementem systemu motywacyjnego w przedsiębiorstwach jest wynagrodzenie finansowe (system wynagrodzeń), na które składają się: wynagrodzenie zasadnicze oraz składniki dodatkowe tj.: bonusy, prowizje i premie. Poza bodźcami płacowymi coraz częściej dostrzegane jest znaczenie motywatorów pozapłacowych m.in. szkoleń, możliwości rozwoju, świadczeń o charakterze socjalnym. Podział wszystkich czynników motywacyjnych prezentuje poniższy schemat:

Motywacja. Czynniki płacowe i pozapłacowe

2.1. System wynagrodzeń (System płac)

Główną siłą napędzającą ludzi do działań jest płaca. Chęć poprawy sytuacji finansowej, zdobycia rozmaitych dóbr materialnych, w tym luksusowych jest podstawowym motywatorem skłaniającym człowieka do pracy[8]. Przedsiębiorstwa stosując odpowiednie systemy wynagrodzeń mogą stymulować określone zachowania i postawy pracowników, a także skłaniać ich do efektywniejszej pracy. Płaca jest podstawowym źródłem dochodu większości ludzi, stanowiąc o poziomie ich życia, bezpieczeństwa socjalnego, a nawet przynależności społecznej. Płaca skłania ludzi do podejmowania pracy, kontynuowania jej i osiągania coraz lepszych efektów pracy. Oprócz funkcji dochodowej i motywacyjnej pełni również funkcje kosztową, społeczną, rynkową i psychologiczną[9].

Na system płac składają się wszystkie powiązane ze sobą komponenty (procesy, sposoby i praktyki wynagradzania) decydujące o wynagrodzeniu zatrudnionych pracowników w danej firmie. Jest on kształtowany na podstawie strategii, celów i filozofii organizacji dotyczących płac[10]. Składają się na niego następujące informacje:

• określone składniki wynagrodzenia;
• zasady przyznawania wynagrodzeń, ich wysokość i sposób aktualizacji;
• warunki, miejsce i czas przyznawania wynagrodzeń;
• kryteria ocen i awansów,
• zasady kształtowania funduszu płac,
• procedury i techniki związane z naliczaniem i kontrolą wynagrodzeń.[11]

System wynagrodzeń stanowiący integralny element zarządzania zasobami ludzkimi powinien być:

• prosty i czytelny,
• zgodny z obowiązującym prawem,
• motywujący,
• efektywny,
• uwzględniający specyfikę i strategiczne cele firmy.

Głównym składnikiem, mającym zwykle największy udział w całkowitym wynagrodzeniu jest tzw. płaca zasadnicza (wynagrodzenie podstawowe). Jest ona kształtowana przy użyciu taryfowego systemu wynagrodzeń, w którego skład wchodzą: taryfikator kwalifikacyjny, metoda wartościowania pracy, tabela płac i siatka płac[12]. Wysokość wynagrodzenia podstawowego jest ustanawiana po ustaleniu zasadniczych cech danej pracy, wymagań kwalifikacyjnych, odpowiedzialności i uciążliwości. Płaca zasadnicza odpowiada za realizację takich zadań systemu motywowania organizacji jak:

• pozyskiwanie i utrzymywanie wartościowych i kompetentnych pracowników w organizacji;
• mobilizowanie do podejmowania większej odpowiedzialności;
• zachęcenie do awansu i rozwoju swoich kompetencji;
• skłanianie do lojalności i uczciwości wobec pracodawcy.[13]

Poza płacą zasadniczą ważnym składnikiem systemu wynagradzania jest tzw. wynagrodzenie dodatkowe, na które składają się: premie, bonusy, nagrody pieniężne oraz dodatki. Jest to tzw. część ruchoma wynagrodzenia, ponieważ jej wypłacenie pracownikowi uzależnione jest od wielu czynników. Gotówkowe bonusy, premie, nagrody mogą być przyznawane w zależności od efektów pracy, osiągnięcia wyznaczonych celów, umiejętności, kompetencji lub wyników firmy. Dodatki natomiast (z reguły ustanawiane prawnie) to część wynagrodzenia wypłacana za nadgodziny, pracę w dni świąteczne, pracę zmianową (w nocy), staż i pracę w warunkach szkodliwych.[14]

Aby ruchoma część wynagradzania spełniała swoją funkcję motywacyjną, należy:

• jasno i precyzyjnie określić podstawę premiowania tzn. wyznaczyć cele do osiągnięcia i zadania do realizacji;
• opracować kryteria oceny wyników i metody ich pomiaru;
• ustanowić zasady dopasowania wyników z poziomem wypłacanych premii/nagród.[15]

Umiejętne, jasne i precyzyjne określenie zasad dotyczących przyznawania wynagrodzenia dodatkowego pozwala na realizację takich zadań motywacyjnej funkcji systemu płac jak:

• zapewnienie efektywniejszej pracy na danym stanowisku;
• motywowanie do innowacyjności i kreatywności;
• motywowanie do przedsiębiorczości, aktywności oraz działań ponadnormatywnych;
• realizację strategicznych celów przedsiębiorstwa.[16]

 2.2.  Motywatory materialne pozapłacowe

Pieniądze nie są jedynym narzędziem motywowania. Coraz częściej doceniane przez pracowników są pozafinansowe sposoby mobilizowania do pracy. Motywatory pozapłacowe wzmacniają działanie bodźców płacowych oraz są wyróżnieniem dla pracowników. Szczególne znaczenie mają dla osób o szeroko rozwiniętych potrzebach społecznych i ambicjach samorealizacji.

Motywatory pozapłacowe można podzielić na te o charakterze materialnym i niematerialnym.  Do pierwszej grupy zaliczamy:

• samochody służbowe,
• telefony i komputery,
• nagrody rzeczowe,
• bony towarowe,
• możliwość zakupu towarów po preferencyjnych cenach,
• wynajem mieszkania na koszt pracodawcy,
• świadczenia o charakterze socjalnym (wczasy, wycieczki, festyny, przyjęcia okazjonalne),
• ubezpieczenia,
• świadczenia medyczne (leczenie, sanatoria),
• możliwość edukacji i szkoleń na koszt firmy,
• świadczenia dla rodziny na koszt pracodawcy.

Czynniki motywacyjne materialne pozapłacowe przyznawane są zatrudnionym jako dodatki do pensji z tytułu wykonywania pracy. W wielu firmach stanowią one podstawę wynagrodzenia kafeteryjnego, polegającego na możliwości wyboru przez pracowników świadczeń (w ramach określonego limitu) zgodnych z ich potrzebami. System kafeteryjny stwarza większe szanse na spełnienie indywidualnych oczekiwań i umożliwia różnicowanie świadczeń uwzględniając płeć, wiek i stanowisko pracownika. Dodatkowo stosowanie motywatorów pozapłacowych pozwala na  uniknięcie wyższego opodatkowania od dochodów finansowych.[17]

2.3.  Motywatory niematerialne

Druga grupa pozapłacowych bodźców mobilizujących do pracy stanowią motywatory niematerialne, które skutecznie dopełniają systemy motywacyjne w firmach. Do czynników motywujących niematerialnych należą:

• awanse,
• samodzielność realizacyjna,
• praca wymagająca kreatywności,
• elastyczny czas pracy,
• możliwość pracowania w domu,
• organizacja i standardy pracy,
• dostęp do informacji,
• praca wymagająca kreatywności,
• pochwały, dyplomy uznania, odznaczenia,
• wyróżnienia,
• pewność posiadania pracy,
• bezpieczeństwo pracy.

W opisywanej grupie jednym z ważniejszych czynników motywujących jest świadomość posiadania pewnej pracy, która jest źródłem stałych dochodów. Ze stałą pracą osoby zatrudnione wiążą możliwość zdobycia wielu innych korzyści np. awansu.  Awans na wyższe stanowisko jest wysoko cenionym środkiem motywacyjnym, ponieważ pozawala zaspokoić potrzeby uznania i pozytywnej samooceny oraz z reguły wiąże się z podwyższeniem płacy zasadniczej. Awansowany pracownik zyskuje więcej wiary we własne siły, chce osiągać coraz to lepsze wyniki, dzięki czemu staje się bardziej produktywny. Skuteczna polityka awansowania powinna charakteryzować się jasno sprecyzowanymi zasadami. Awanse powinny należeć się pracownikom spełniającym podane kryteria, uzdolnionym, wypełniającym wszystkie obowiązki i osiągającym ponad przeciętne wyniki.

Kolejnym znaczącym dla pracowników czynnikiem zachęcającym do podjęcia pracy jest elastyczny wymiar jej czasu. Możliwość rozpoczęcia i zakończenia pracy z kilkugodzinną tolerancją pozwala na dopasowanie czasu pracy do indywidualnego stylu życia, zwiększając tym samym jej efektywność oraz satysfakcję[18]. Innym ważnym elementem systemu motywacyjnego jest samodzielność realizacyjna oznaczająca swobodę decydowania i działania. Ma to szczególne znaczenie w przypadku osób chcących przyjmować na siebie odpowiedzialności, szukających dużych wyzwań[19].

Skuteczne systemy motywacyjne nie muszą w 100% opierać się wyłącznie na kwestiach finansowych. Poza wysokością wynagrodzenie niezwykle istotnymi czynnikami motywacyjnymi są wymienione wyżej: pewność posiadania stałej pracy, miła atmosfera w jej środowisku oraz możliwości kształcenia się i rozwijania.

3. Zasady i warunki skutecznego systemu motywacyjnego

Skuteczny system motywowania zapewnia efektywną pracę zatrudnionych osób, dzięki czemu postawione cele i zadania organizacji (w obrębie jej strategii działania) zostają spełnione. Jednocześnie system ten sprawia, że pracownicy są zadowoleni ze swojej pracy i czerpią z niej satysfakcję. Stworzenie skutecznego systemu motywowania wymaga znajomości określonych zasad i warunków:

• Motywowanie dotyczy indywidualnie konkretnego pracownika i powinno być zróżnicowane w zależności od grup zawodowo-społecznych i szczebli zawodowych.
• Motywujący (szef, kierownik) powinien znać i umiejętnie kształtować kompetencje każdego pracownika zgodnie z powierzonymi mu celami i zadaniami. Powienien przeprowadzać systematyczne badania w celu poznania potrzeb, oczekiwań i systemów wartości swoich pracowników.
• Należy stworzyć atmosferę zaufania do motywującego. Pracownicy muszą mieć pewność, że obietnice związane z osiągnięciem wymaganych rezultatów zostaną spełnione. Kierownik powinien w rzetelny sposób oceniać dokonania i nakłady starań podwładnych i nagradzać je wg obranego wcześniej kryterium.
• Istotne jest badanie poziomu satysfakcji pracowników z osiągniętych gratyfikacji w zależności od nakładów i warunków pracy.
• Stosowane narzędzia motywowania powinny być dostosowane do kompetencji, oczekiwań, wartości i zaangażowania pracowników oraz do wagi, stopnia trudności i czasochłonności realizowanych zadań.
• Należy stosować system ocen, ponieważ jest on sam w sobie elementem motywującym. Dobre oceny zachęcają do dalszego działania i utrwalają pozytywne zachowania, złe oceny natomiast prowadzą do eliminowania i unikania zachowań negatywnych.
• Sposoby oceniania muszą być jasne, precyzyjne i akceptowalne przez pracowników.
• Wyniki ocen powinny być znane zainteresowanym stronom i służyć do przyznawania określonych świadczeń (nagrody materialne, podwyżki, awanse itp.)
• Efektywniejsze jest motywowanie o charakterze pozytywnym.
• Częstotliwość przyznawania nagród i ich wysokość powinna być różna dla różnych rezultatów pracy.
• Stosowane środki motywowania powinyy wzajemnie się wzmacniać i dopełniać tworząc spójny system.
• Czas pomiędzy nagradzanym wynikiem pracy, a rzeczywistym przyznaniem nagrody powinien być możliwie jak najkrótszy.
• System motywacyjny powinien być monitorowany i okresowo oceniany w celu wychwycenia i eliminacji negatywnych zjawisk jak np. demotywowanie.[20]

Bibliografia:

[1] Motywacja, w Encyklopedia powszechna PWN http://encyklopedia.pwn.pl/haslo/3943894/motywacja.html,

[2],[4] A. Pocztowski: Zarzadzanie zasobami ludzkimi. Strategie – procesy – metody, PWE, Warszawa 2008,

[3] T. Oleksyn: Praca i płaca w zarządzaniu, Międzynarodowa Szkoła Menadżerów, Warszawa 2001,

[5],[7],[14]  Z. Jasiński, Podstawy zarządzania operacyjnego, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2005,

[6] A. Sajkiewicz, Zasoby ludzkie w firmie, Poltext, Warszawa 2000,

[8] J. Penc: Motywowanie w zarządzaniu, Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1997

[9],[12],[15],[18]  W. Kopertyńska, System motywacyjny w organizacji (I), Otwarty Uniwersytet Ekonomiczny http://www.wiedzainfo.pl/wyklady/119/system_motywacyjny_w_organizacji_i.html

[10],[13] K. Armstrong: Zarządzanie zasobami ludzkimi, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2002

[11] W. Golnau: Zarządzanie zasobami ludzkimi, CeDeWu.pl Wydawnictwa Fachowe, Warszawa 2008,

[16]  A. Szałkowski: Wprowadzenie do zarządzania personelem, AE, Kraków 2000,

[17] S. Borkowska: Motywować skutecznie, IPiSS, Warszawa 2004,

[20] K. Król, A. Ludwiczyński: Zarządzanie Zasobami ludzkimi, PWN