RODO a życzenia świąteczne składane w ramach działalności firmy

Przed nami Nowy Rok 2020 i jak tutaj nie złożyć życzeń naszym klientom, partnerom i przyjaciołom firmy? My również to zrobiliśmy 😉 (tutaj). Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) wypowiedział się na temat wysyłania życzeń zgodnych z RODO.

UODO tłumaczy, że chociaż popularne życzenia zdrowych i wesołych świąt Bożego Narodzenia, czy spełnienia marzeń w Nowym Roku są działaniem „powszechnie akceptowanym, a czasami wręcz oczekiwanym” to w użytku biznesowym należy pamiętać o kilku zasadach.

Podstawowym wymaganiem jest posiadanie zgody adresata życzeń na przesyłanie do niego korespondencji, szczególnie pocztą elektroniczną (pamiętajmy o Prawie telekomunikacyjnym). Musi być ona dobrowolna, konkretna i świadoma, wyrażona w formie oświadczenia z prawem do cofnięcia zgody w dowolnym momencie.

Firma wysyłająca życzenia może również powołać się na przepis mówiący o prawnie uzasadnionym interesie administratora. Tym interesem są np. dobre relacje z klientem, a więc przy wysyłaniu kartki można powołać się na taką podstawę.

Jeżeli już wybraliśmy pomiędzy „zgodą odbiorcy” albo „interesem administratora” to jeszcze nie koniec. Bezwzględnie należy jednak pamiętać o obowiązku informacyjnym. Adresat życzeń musi wiedzieć o tym, że przysługuje mu prawo do wniesienia sprzeciwu. W przypadku skorzystania z tego prawa, wysyłka kartki z życzeniami w 2020 roku nie będzie już możliwa.

UODO przypomina również o zwróceniu uwagi na to, jak adresaci zareagują na życzenia, np. osoby innego wyznania bądź niewierzące. Dodajmy, że na szczęście RODO nie ma zastosowania przy przesyłaniu życzeń do członków rodziny i znajomych.

Życzymy Wszystkim w Nowym Roku 2020 bezpiecznego przetwarzania danych osobowych, realizacji zamierzonych celów biznesowych i spełnienia najskrytszych osobistych marzeń.
Zespół Pure Quality