RODO w pigułce – organizacja wydarzeń

Wejście w życie przepisów RODO zmieniło znacznie organizację imprez. Czy wolno robić zdjęcia? Co z listą obecności? Co w przypadku imprezy kilkusetosobowej? Przygotowaliśmy garść wskazówek, które pomogą niejednemu event managerowi.

Na początku trzeba określić wielkość wydarzenia. Roboczo, imprezy można podzielić na co najmniej dwie kategorie – małe (kilkunastoosobowe) i duże. Do grupy tych pierwszych zaliczają się te, których uczestnicy są policzalni i możemy fizycznie zebrać od nich podpisy. Przykładem takich imprez są np. szkolenia, uroczyste podpisanie umów, czy wręczenie nagród. Duże, to imprezy o skali nie do końca przez nas przewidywalnej, nie możemy z góry określić liczby zaproszonych gości. Mamy tu na myśli koncert, wykład otwarty, coś, na co imiennie i pojedynczo nie zapraszaliśmy.

Małe imprezy

Jeśli wiemy, że impreza będzie mała, wówczas najlepiej wraz z zaproszeniem wysłać:

1. klauzulę informacyjną, w której zawarte będą wszystkie niezbędne informacje zgodnie z art. 13 lub 14 RODO
2. oraz oświadczenie zgody na przetwarzanie w tym rozpowszechnianie wizerunku.

W klauzuli informacyjnej należy w sposób przejrzysty i konkretny poinformować m.in. o celach przetwarzania i podstawie prawnej. Przetwarzanie danych w celach wysłania zaproszeń oraz sporządzenia listy obecności można oprzeć na prawnie uzasadnionym interesie administratora i do tego zgody na przetwarzanie danych nie potrzeba. Jeśli jednak na imprezie mają być robione zdjęcia, to przetwarzanie w tym rozpowszechnianie wizerunku powinno się już oprzeć na zgodzie. Przez rozpowszechnianie mamy na myśli umieszczenie zdjęć z wizerunkiem danej osoby w miejscach, w których nieograniczona liczba osób będzie mogła je zobaczyć np. publikacja na stronie internetowej lub fanpage’u na fb. Ważne: dopiero po uzyskaniu zgody na przetwarzanie wizerunku można zrobić zdjęcia, wrzucić je na stronę internetową czy facebooka. Jeśli znajdą się osoby, które nie wyrażają zgody na publikację wizerunku musimy respektować taką decyzję.

Duże imprezy

Na imprezie otwartej, gdzie niemożliwe jest zebranie wszystkich zgód pisemnych od gości należy odpowiednio oznaczyć kluczowe miejsca. Konieczne jest poinformowanie uczestników wydarzenia o robieniu zdjęć podczas imprezy i zamiarze ich publikacji na stronie internetowej. Klauzule informacyjną umieszczamy w takich miejscach, aby jak największa liczba uczestników wydarzenia mogła się z nią zapoznać: np. na drzwiach do budynku, na stolikach, ścianach, ogrodzeniu itd. W samej klauzuli należy zawrzeć informację, że z uwagi na fakt, że fotorelacja będzie zamieszczona na stronie internetowej, to uczestnictwo w wydarzeniu jest tożsame z wyrażeniem zgody na przetwarzanie w tym rozpowszechnianie wizerunku. Jeśli dana osoba zostanie poinformowana o robieniu zdjęć przed wejściem na teren imprezy, to dobrowolnie zdecyduje czy chce w takiej imprezie uczestniczyć i tym samym zgodzić się na publikację swojego wizerunku.  W celach dowodowych warto odpowiednio udokumentować fakt zamieszczenia klauzul informacyjnych, czyli po prostu zrobić  im zdjęcia.

Zespół Pure Quality życzy udanego RODO-imprezowania!

*  Zwracamy uwagę, że powyższy tekst stanowi jedynie garść wskazówek, a opisane działania mogą nie mieć zastosowania do wszystkich rodzajów imprez z uwagi na różne dodatkowe okoliczności. Każdorazowo, to Administrator jako podmiot odpowiedzialny musi podjąć decyzję o przyjętym rozwiązaniu.