Wdrożenia RODO. RODO w zakładowych funduszach świadczeń socjalnych.

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) podsumował prawną sytuację na linii RODO-zakładowe fundusze świadczeń socjalnych. Pracodawca, który zakłada taki fundusz w swojej firmie ma prawo przetwarzać dane pracowników oraz członków ich rodzin. Musi jednak pamiętać o stosowaniu przepisów RODO.

Dzieje się tak dlatego, że przyznając świadczenia z zakładowego funduszu musi poznać sytuację materialną pracownika-wnioskodawcy. Podstawę prawną do przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

Firma może jednak przetwarzać te dane wyłącznie w celu, w jakim zostały pozyskane. UODO dodaje, że pracodawca nie może przechowywać dokumentów do których uzyskał dostęp w celu realizacji świadczenia, czego przykładem może być choćby zakaz przechowywania zeznania PIT małżonka. Pracodawca może jednak przetwarzać dane dotyczące zdrowia małżonka, jeśli są one konieczne aby przyznać zapomogę.

Z punktu widzenia zakładu pracy ważny jest coroczny przegląd danych osobowych w funduszu socjalnym. Dokonując przeglądu można ocenić zasadność przechowywania danych, a w następstwie usuwać te dane, które nie są już potrzebne. Podmioty publiczne muszą dodatkowo zwrócić uwagę na przepisy mówiące o archiwizacji danych. W takim wypadku, dane mogą zostać zniszczone dopiero po okresie archiwizacji.

Wdrożenie RODO nie może więc zostać pominięte nawet w takim obszarze działalności firmy jak fundusz świadczeń socjalnych.