Wdrożenie RODO a wykorzystanie wizerunku osoby fizycznej

Wdrożenie RODO a wykorzystanie wizerunku osoby fizycznej
Radosław Szczerski

Użycie wizerunku osoby fizycznej jest szczególnie chronione przez prawo. Tymczasem wiele firm, które wdrożenie RODO mają już dawno za sobą popełnia podstawowe błędy. Przykładów jest wiele, mogę choćby wspomnieć o szkoleniach, w czasie których prowadzący spontanicznie robi sobie selfie ze słuchaczami i wrzuca je na Instagrama. Dlaczego takie działanie jest błędne? Na jakiej podstawie pracodawca lub zleceniodawca może rozpowszechniać wizerunek swoich pracowników i zleceniobiorców? Jakie prawa do swojego wizerunku ma osoba fizyczna? W poniższym artykule postaramy się wyjaśnić niektóre kwestie.

Na wstępie określmy czym jest „wizerunek” – wizerunek to zbiór danych dot. wyglądu pozwalających w pełni zidentyfikować osobę fizyczną (odróżnić ją od innych osób fizycznych). Przyjęło się, że najbardziej charakterystycznym elementem naszego wizerunku pozwalającym nas odróżnić od innych osób jest nasza twarz, ale w pewnych okolicznościach sama sylwetka lub głos mogą również stać się  wizerunkiem umożliwiającym naszą identyfikację.

Czy można kupić od kogoś wizerunek?

Nie, ponieważ prawo do wizerunku należy do praw osobistych (art. 23. Kodeksu Cywilnego) i jest prawem niezbywalnym, niedziedzicznym – trwale przypisanym do danej osoby fizycznej.

Zgodnie z art. 81. ust 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby, której wizerunek dotyczy. Od tej reguły są jednak 3 wyjątki, a mianowicie zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku nie jest wymagane jeżeli:

1. osoba, której wizerunek dotyczy otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie;
2. wizerunek dotyczy osoby powszechnie znanej, a utrwalenie wizerunku wykonano w związku z pełnieniem przez tę osobę funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych;
3. wizerunek dotyczy osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

Niezależnie czy wizerunek jest rozpowszechniany za zgodą osoby, której dotyczy czy bez tej zgody (ponieważ wystąpił któryś ze wskazanych wyjątków), osoba fizyczna ciągle ma prawo do własnego wizerunku i może z tego prawa skorzystać cofając nam zgodę na jego dalsze wykorzystywanie lub ograniczając zakres jego rozpowszechniania.

Nie będąc właścicielem wizerunku, nie mamy podstaw do tego żeby wbrew woli osoby rozpowszechniać lub przetwarzać jej wizerunek. Należy zwrócić uwagę, że cofnięcie zgodny na rozpowszechnianie wizerunku nie wpływa na publikacje wydane w trakcie, gdy zgoda była wiążąca. Jednak po jej wycofaniu nie mamy podstawy do dalszego rozpowszechniania wizerunku zarówno w formatach elektronicznych jak i materiałach tradycyjnych przed ich wydaniem – gdzie istnieje bieżąca możliwość usunięcia, edycji lub wstrzymania publikacji danego materiału.

Oczywiście może się to wiązać z dodatkowymi kosztami poniesionymi przez podmiot rozpowszechniający wizerunek np. wstrzymanie już przygotowanej publikacji filmu/książki/prospektu reklamowego/strony internetowej zawierającej wizerunek osoby, przeszukanie wewnętrznych baz danych w celu usunięcia lub anonimizacji wizerunku tej osoby.

Jak prawidłowo rozpowszechniać wizerunek osoby fizycznej?

W epoce po wdrożeniu RODO najpopularniejszym rozwiązaniem jest zbieranie zgody na rozpowszechnianie wizerunku ze szczegółowym opisaniem jego pól eksploatacji np. publikacja na stronie internetowej firmy i portalach społecznościowych nadzorowanych (Facebooku, Instagram), publikacja w materiałach szkoleniowych w postaci zdjęć i materiałów wideo, rozpowszechnianie w postaci billboardów reklamowych, publikacji kalendarza firmowego itd.

Zgoda na rozpowszechnienie wizerunku może być oczywiście w każdej chwili cofnięta.

Jak bronić się przed dodatkowymi kosztami związanymi z wstrzymaniem rozpowszechniania wizerunku?

Niezależnie czy rozpowszechnianie wizerunku będzie za zgodą, czy też będzie wynikało z zapisów umowy (np. w przypadku pracy modelek i modeli), każdy ma prawo żądać zaprzestania wykorzystywania jego wizerunku. Aby zminimalizować ryzyko wystąpienia takiej sytuacji, istnieje możliwość wprowadzenia w umowie pomiędzy stronami zapisu o karach umownych na wypadek cofnięcia zgody na rozpowszechnianie wizerunku. Wysokość kary należy dostosować do realnych kosztów związanych z koniecznością zaprzestania rozpowszechniania wizerunku tej osoby.

Co na to RODO?

Pamiętajmy też, że wizerunek w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) tzw. RODO, stanowi dane osobowe i musimy w tym zakresie stosować odpowiednie przepisy jako Administratorzy danych.

W zależności od celu, dla którego Administrator chce przetwarzać wizerunek osoby fizycznej, rekomendujemy zrobić to na podstawie:

1. zgody osoby, której wizerunek dotyczy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), w przypadku umieszczania tego wizerunku w celach informacyjno-kontaktowych na stronie internetowej, w stopce maila, wizytówce, na portalu społecznościowym lub
2. umowy zawartej z osobą, której wizerunek dotyczy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) w przypadku np. wykorzystania tego wizerunku w materiałach reklamowych, filmach, publikacjach, billboardach itp.

W celu rozliczalności i na wypadek ewentualnych roszczeń rekomendujemy zbieranie zgód w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej.

Wszystkim zainteresowanym tematem polecamy nasz podobny artykuł: “RODO w pigułce – organizacja wydarzeń“.